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Inicie um tour rápido para aprender como criar e enviar seu primeiro documento
Enviar
- Após fazer login no Sign, clique em Upload para enviar um documento docx/pdf.
- Depois que o arquivo for enviado, você poderá criar um template com os campos necessários antes de enviá-lo para assinatura.
- Você pode arrastar e soltar campos a partir do painel à direita. No exemplo, você verá um template com 2 campos de texto, 1 campo de data e 1 campo de assinatura.
- É possível adicionar múltiplos documentos ao mesmo template clicando em Add Document à esquerda do painel (destacado abaixo).
Você pode aprender mais sobre customizações de documentos aqui.
Enviar para assinatura
Depois que o template estiver criado, clique em Send para adicionar destinatários e enviar o documento.
Você tem algumas opções de envio:
- Envie o documento por Email/Telefone (SMS): O destinatário receberá um email ou SMS com acesso ao documento que precisa ser assinado. Você pode personalizar a mensagem de email e a mensagem SMS em Configurações -> Personalização no painel de controle. Clique em Add Recipients para finalizar o envio (veja imagem abaixo).
- Enviar uma lista: É possível enviar o documento para múltiplos destinatários em massa por meio da importação de arquivos CSV ou XLSX. Saiba mais sobre esta funcionalidade aqui.
- Compartilhar documento via Link: Você também pode compartilhar o documento via link para assinatura. Saiba como fazer isso aqui.
Se você for o único assinante do documento, basta clicar no botão Sign Yourself. Você será direcionado para preencher e assinar os campos. Clique em Submit para concluir o documento.
Se você adicionou destinatários em cópia oculta (BCC) na submissão, eles receberão automaticamente a cópia assinada após a conclusão da mesma. Para adicionar destinatários em BCC, acesse a submissão -> Preferences. Uma janela modal será aberta onde você poderá inserir o e-mail do destinatário em cópia oculta.
Se você for tanto o remetente quanto o assinante, pode clicar em Sign now para preencher os campos atribuídos a você. Após concluir, o documento estará pronto para ser preenchido, assinado e finalizado pela outra parte.
Um documento pode ter múltiplas partes como assinantes. Saiba mais sobre como adicionar múltiplas partes para assinarem aqui.
Assinatura presencial: Em alguns casos de uso do seu negócio, pode ser necessário assinar um documento Sign presencialmente. Você encontra mais informações sobre isso aqui.
Após enviar o documento
Depois que um documento foi enviado para assinatura, você pode acompanhar seu andamento de duas formas no painel do Sign:
Clicando no template do documento enviado. Você será levado para a página de submissões onde poderá ver o status (enviado, aberto, aguardando, concluído) do documento.
Também é possível visualizar todas as submissões na aba Submissions. Você pode filtrar as submissões por Pendentes ou Concluídas, pesquisar uma submissão por nome ou por assinante, além de ver o horário em que a submissão foi enviada.
Quando um documento for assinado e concluído por todas as partes, você, como solicitante, receberá um email com o documento assinado e o registro da auditoria (caso tenha ativado a Notificação por Email, conforme descrito abaixo). Também é possível visualizar o documento concluído na aba Submissions do painel do Sign clicando no botão View.
Lembretes: Caso um assinante ainda não tenha assinado o documento, emails de lembrete serão enviados automaticamente na frequência configurada na sua conta Sign. Você pode configurar até 3 lembretes por email.
Certificado de Assinatura
Após o documento ser assinado por todas as partes, será gerado um Certificado de Assinatura (registro da auditoria).
Você pode visualizar o registro da auditoria clicando na submissão concluída. Também é possível baixar o registro da auditoria como um PDF separado ou como um arquivo PDF combinado com o documento assinado.
O Certificado de Assinatura indica que um documento foi aceito e assinado. Ele inclui as seguintes informações:
- ID do Envelope
- Emails do(s) assinante(s)
- Assinatura(s) do(s) assinante(s)
- Endereço IP, User Agent do(s) assinante(s)
- Carimbos de data/hora de quando o documento foi enviado, visualizado, início do processo de submissão e conclusão