Advanced OpenPortal (AOP) é uma melhoria no módulo de gerenciamento de casos no CRM. Também existe um componente para Joomla. O AOP estende a funcionalidade principal de casos e aprimora os mecanismos para que os contatos atualizem casos.

Este módulo permite que contatos cadastrados no CRM:

O módulo permite que usuários do CRM: adicionem atualizações a Casos, visualizem um registro encadeado de todas as atualizações, recebam notificações por e-mail quando um contato adicionar uma atualização a um Caso e criem usuários Joomla a partir de um Contato. O componente Joomla AOP conecta um site Joomla à instância do CRM. Isso permite que os contatos do CRM: visualizem uma lista dos seus Casos online, criem novos Casos online, respondam a casos existentes e visualizem os detalhes do caso, incluindo um registro encadeado de todas as atualizações.

E-mails: Advanced OpenPortal (AOP) usa a funcionalidade padrão do CRM para enviar e-mails e criar casos a partir de e-mails recebidos. Detalhes sobre como configurar suas configurações de e-mail de saída podem ser encontrados aqui. Detalhes sobre como configurar uma conta de e-mail de grupo que gerará casos automaticamente podem ser encontrados aqui.

O plug-in pode ser baixado gratuitamente no site do CRM na página do Joomla Portal Plug-in.

Usuários com perfil de Administrador do Sistema podem configurar as definições acessando as configurações do AOP pelo painel de administração.

Aqui você pode ativar ou desativar a funcionalidade do AOP, configurar a URL do Joomla, definir o método de distribuição dos casos, detalhes do “email from” e os diferentes templates de e-mail.

Para instalar o componente Joomla AOP, utilize o “Extension Manager” dentro do Joomla. Após instalado, você deve configurar a URL do CRM e um usuário e senha válidos do CRM. Isso pode ser feito navegando até Componentes → advancedopen-portal.

Depois de configurar o componente Joomla, você pode adicionar dois novos itens no Menu Principal do seu portal Joomla. Estes são:

Para criar um Usuário do Portal, um usuário do CRM deve primeiro criar um Contato para o Usuário do Portal usando a funcionalidade padrão do CRM. Uma vez criado, você deve clicar no Create Portal User. Este botão pode ser encontrado no canto superior esquerdo da Visualização de Detalhes do registro do Contato.

Uma vez clicado, um novo usuário será criado no Joomla e o Contato receberá as credenciais do portal por e-mail.

Usuários do Portal podem criar um novo Caso acessando a página Novo Caso no site do portal.

A partir daí, os Usuários do Portal podem inserir os detalhes do problema e anexar quaisquer documentos de suporte. Os valores dos campos de seleção são obtidos dinamicamente da instância do CRM e podem ser editados usando a ferramenta de edição de dropdown dentro do CRM.

Usuários do Portal podem visualizar uma lista de todos os seus Casos usando a página Listar Casos. É possível também filtrar a pesquisa por Estado (Todos, Abertos ou Fechados) ou por palavra-chave. Ao buscar por palavra-chave, a pesquisa abrangerá os campos 'Number', 'Subject', 'Status', 'Created' e 'Last Update' para encontrar seu resultado.

Para ver mais informações sobre o caso e adicionar atualizações, os Usuários do Portal podem clicar no 'Subject' do caso.

Na visualização do caso, os Usuários do Portal podem ver todas as atualizações externas feitas no caso tanto pelo Joomla quanto pelo CRM. As atualizações são exibidas em formato encadeado mostrando quem realizou cada atualização. Quaisquer arquivos anexados às atualizações também estarão acessíveis nesta visualização. Quando um Usuário do Portal atualiza um caso, o usuário do CRM atribuído ao caso será notificado por e-mail.

Você pode criar e atualizar Casos pelo CRM. Para adicionar uma atualização a um registro existente, os Usuários devem inserir o texto no campo 'Update' dentro da Visualização de Detalhes do caso e clicar em 'Save'. Isso publica a atualização no portal e envia um e-mail para os contatos relacionados ao Caso.

Se os Usuários marcarem o campo 'Internal Update', a atualização aparecerá somente no CRM. Ela não será exibida no Joomla e o Contato não será notificado por e-mail.

A Visualização de Detalhes do Caso mostrará o registro completo encadeado das atualizações.

Contatos adicionais podem ser adicionados ao Caso usando o subpainel Contatos. Todos os e-mails trocados entre o sistema, o contato e você serão anexados ao subpainel Histórico. Quaisquer documentos anexados ao caso via Portal são armazenados como Notas neste subpainel.

Dentro dos Casos, você pode especificar tanto um valor para State quanto para Status. O State determina se o Caso está Aberto ou Fechado. Dependendo do State, diferentes Status serão oferecidos. Você pode alterar esses Status usando a ferramenta Dropdown Editor dentro das Ferramentas do Administrador para Desenvolvedores. Ao adicionar um novo Status, é necessário definir o Item Name como “<nome_item_dropdown_pai>_ItemName”. Por exemplo, “Open_New” ou “Closed_Rejected”. Todos os valores com o prefixo “Open_” aparecerão quando o estado for Aberto, e todos com o prefixo “Closed_” aparecerão quando o estado for Fechado.