Visão Geral
A configuração de e-mail da plataforma HelloCloud fornece uma ampla gama de recursos, incluindo envio de e-mails pessoais para contatos, criação automática de casos, envio de notificações de eventos usando fluxos de trabalho e envio de campanhas de e-mail marketing.
Este documento explica os diferentes tipos de contas de e-mail e como configurá-los. Para obter informações sobre como ler e enviar e-mails na plataforma usando o módulo E-mails, consulte o guia do módulo E-mails.
Vários tipos diferentes de conta podem ser configurados no HelloCloud para diferentes finalidades. Estes são:
Saída de E-mail
O servidor de e-mail de saída é usado para enviar notificações automáticas por e-mail (como notificações de atribuição de registro) e e-mails enviados como ações de fluxos de trabalho.
A configuração de e-mail de saída precisará ser definida por um administrador.
Consulte Configuração de e-mail de saída para obter instruções sobre como definir a configuração de e-mail de saída padrão.
Outras contas de saída podem ser configuradas além da conta padrão para fins específicos, como envio de Campanhas. Eles podem ser configurados no painel Admin, em contas de saída. Se nenhuma outra conta de saída for configurada, a conta padrão do servidor de e-mail de saída será usada.
Contas Pessoais
Uma conta pessoal é usada para visualizar e enviar e-mail de uma conta de e-mail pessoal dentro do módulo E-mails. Esta conta pode ser uma conta de e-mail interna ou externa. E-mails de contas pessoais não são armazenados no HelloCloud a menos que sejam importados manualmente.
As contas pessoais podem ser configuradas pelo usuário em seu perfil de usuário. Os administradores podem configurar contas pessoais para outros usuários.
Consulte Gerenciar contas de usuário para obter instruções sobre como configurar uma conta pessoal.
Contas de Grupo
As contas de grupo são usadas quando você precisa de vários usuários para poder visualizar e enviar e-mail de uma conta de e-mail, por exemplo, uma caixa de correio de suporte ou vendas. As contas de grupo podem ser configuradas para importar e-mails automaticamente e criar Casos a partir de e-mails recebidos.
As contas de grupo devem ser configuradas por um administrador. O acesso a uma conta de grupo deve ser concedido por um administrador.
Configure uma conta de grupo na página E-mail de entrada.
Contas de Tratamento de Devolução
Uma conta de Tratamento de Devolução é usada com Campanhas para lidar com notificações de e-mails devolvidos quando os e-mails não são entregues. Você precisará configurar uma conta deste tipo para enviar uma campanha.
As contas de Tratamento de Devolução devem ser configuradas por um Administrador. Depois de configurados, os usuários podem selecionar a conta de tratamento de rejeição ao configurar uma campanha.
Configure uma conta de Tratamento de Devolução na página E-mail de entrada.
Configurações de e-mail
Configuração de Email de Saída
As configurações de e-mail de saída são usadas para enviar e-mails de notificação do sistema, como e-mails de redefinição de senha, notificações de atribuição de registro e notificações por e-mail de fluxo de trabalho.
Selecione o provedor de e-mail clicando no botão apropriado e insira as informações de configuração necessárias para o seu sistema. Verifique se todas as configurações padrão de porta/protocolo são válidas para sua configuração.
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Permitir que os usuários usem esta conta para envio de e-mails |
Quando esta opção for selecionada, todos os usuários poderão enviar e-mails usando esta conta de e-mail de saída, que é a mesma usada para enviar notificações e alertas do sistema. Se a opção não for selecionada, os usuários ainda poderão usar o servidor de correio de saída após fornecer suas próprias informações de conta. |
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Os usuários podem enviar como eles mesmos |
Quando esta opção for selecionada, todos os usuários poderão enviar e-mails usando a mesma conta de e-mail de saída usada para enviar notificações e alertas do sistema. Se a opção não for selecionada, os usuários ainda poderão usar o servidor de correio de saída após fornecer suas próprias informações de conta. |
Clique em "Enviar e-mail de teste" para verificar suas configurações. Você será solicitado a inserir um endereço de e-mail para o qual a mensagem de teste será enviada.
Uma mensagem de verificação será exibida se o e-mail foi enviado com sucesso. Verifique se você recebeu esta mensagem de teste.
Depois que as configurações forem verificadas, clique em Salvar para que essas configurações sejam mantidas antes de sair da página de configurações.
Solução de problemas
Se a mensagem de teste não foi enviada com sucesso, verifique o arquivo de registro nas configurações do sistema para ver se há outras mensagens de erro que podem ajudar a resolver o problema.
Verifique se todas as configurações de porta/protocolo estão corretas e se o nome de usuário/senha digitado está correto e tem as permissões corretas para enviar e-mail.
Opções de e-mail
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Notificações de atribuição |
Quando selecionado, os usuários receberão um e-mail quando um registro for atribuído a eles. |
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Enviar notificação do endereço de e-mail do usuário responsável |
Quando ativado, o nome e o endereço de e-mail do usuário atribuído serão incluídos no campo De do e-mail. Esse recurso pode não funcionar com servidores SMTP que não permitem o envio de uma conta de e-mail diferente da conta do servidor. |
Definições de Opt-in
A opção de Opt-in fornece duas configurações de aceitação para endereços de e-mail: Opt-in e Opt-in confirmado.
Consulte a documentação de Opt-in confirmado para obter mais informações sobre essas configurações.
Configurações de segurança de e-mail
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Configurações de segurança de e-mail |
As tags selecionadas aqui serão removidas dos e-mails recebidos e não serão exibidas no módulo E-mails . |
Clique em Salvar para manter suas configurações.
E-mail de Entrada
Configure contas de e-mail em grupo para monitorar e-mails recebidos e contas de devolução para campanhas visitando seu perfil. Você também pode gerenciar as informações da conta de correio de entrada pessoal para usuários neste painel.
Conta de E-mail Pessoal
Uma conta de e-mail pessoal é uma conta de e-mail interna ou externa usada para visualizar e enviar e-mails pessoais do Módulo de e-mails.
Conta de E-mail do Grupo
Uma conta de e-mail de grupo permite que mais de um usuário acesse uma conta de e-mail específica. Isso pode ser útil para contas de e-mail de vendas ou suporte, por exemplo. Além disso, as contas de grupo também são usadas para enviar campanhas de e-mail. Consulte a documentação de Campanhas para obter mais informações.
O HelloCloud também pode ser configurado para importar e-mails automaticamente e criar casos automaticamente a partir do e-mail.
Configurações de e-mail de entrada
O protocolo de correio suportado pelo HelloCloud é o IMAP.
Autenticação Básica
Ao configurar com Autenticação básica tudo o que você precisa é o nome de usuário (e-mail) e a senha da conta que está adicionando, bem como o endereço do servidor de e-mail.
Pastas monitoradas são as pastas que são verificadas quanto a novos e-mails (não lidos). Os nomes das pastas Caixa de entrada e Lixeira devem ser especificados aqui. Clique em SELECIONAR para conectar-se ao servidor de e-mail e selecione as pastas relevantes na caixa de diálogo pop-up.
Configuração OAuth
Ao configurar com OAuth, você precisará do nome de usuário (e-mail), senha e endereço do servidor de e-mail da conta.
O outro campo obrigatório é External OAuth Connection, você pode ver como configurar isso aqui.
Opções de Tratamento de E-mail
Importar E-mails Automaticamente
Marque esta caixa para importar e-mails automaticamente, o que significa que os registros serão criados no HelloCloud para todos os e-mails recebidos. Esses e-mails associados podem ser visualizados por meio do subpainel Histórico do registro relevante. Essa configuração é selecionada por padrão no HelloCloud.
Criar Ocorrência a partir do E-mail
Marque esta caixa para configurar o HelloCloud para criar um registro de caso a partir de um e-mail recebido.
Selecione um Método de distribuição para especificar como os casos criados a partir de e-mails recebidos são atribuídos aos usuários.
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Padrão do Sistema |
Isso usará as configurações padrão, configuráveis por meio do painel do administrador. |
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Único Usuário |
Digite um nome de usuário ou clique na seta de seleção para pesquisar um usuário. Cada caso criado automaticamente será atribuído ao usuário especificado.
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Round Robin |
Selecione Todos os usuários ou um grupo ou função de segurança existente. Os casos serão atribuídos ao próximo membro do grupo ou função especificado. |
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Menos Ocupado |
Selecione Todos os usuários ou um grupo ou função de segurança existente. Os casos serão atribuídos ao membro do grupo ou função especificado com o menor número de atribuições de caso. |
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Aleatório |
Selecione Todos os usuários ou um grupo ou função de segurança existente. Os casos serão atribuídos aleatoriamente aos membros do grupo ou função especificado. |
Configuração de auto-resposta
Se o HelloCloud foi configurado para criar casos automaticamente, você pode selecionar ou criar um modelo de e-mail para usar como uma resposta automática para notificar o remetente de que um caso foi criado. Se nenhum modelo for especificado aqui, esta resposta automática não será enviada.
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Nenhuma resposta automática para este domínio |
Nenhuma resposta automática será enviada para o domínio especificado. Use isso, por exemplo, para excluir o domínio de sua empresa, para que seus usuários não recebam mensagens de resposta automática. |
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Número de respostas automáticas |
Esta configuração especifica o número máximo de respostas a serem enviadas para um determinado endereço de e-mail em um período de 24 horas. |
Configuração de Saída
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A partir do endereço: |
Usado como o endereço de origem, caso seja compatível. Caso contrário, a conta de saída do sistema será usada. |
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Permitir que os usuários enviem e-mails usando o nome e o endereço do remetente como resposta ao endereço: |
Quando marcados, Nome do remetente e Endereço do remetente para esta conta aparecerá como uma opção De ao redigir um e-mail para todos os usuários que têm acesso a esta conta de grupo. |
Depois de configuradas, todas as contas de entrada são listadas em Contas de entrada no painel Administrador, de onde podem ser editadas ou removidas.
Conta de Tratamento de Devolução
Uma Conta de Tratamento de Devolução é usada para gerenciar notificações de devolução para uma campanha por e-mail. Os endereços de e-mail devolvidos são registrados no status da campanha.
Depois de criada, a conta de tratamento de rejeição pode ser selecionada pelos usuários ao configurar uma campanha.
Selecione Nova conta de gerenciamento de devolução na barra lateral.
Insira os detalhes de configuração da conta de devolução que você está configurando. Você precisará do nome de usuário e da senha da conta, além do endereço do servidor de e-mail. O administrador do sistema poderá fornecer essas configurações.
O protocolo de e-mail compatível com HelloCloud é o IMAP.
Pastas monitoradas são as pastas que são verificadas quanto a novos e-mails (não lidos). Os nomes das pastas Caixa de entrada e Lixeira devem ser especificados aqui.
Clique em SELECIONAR para conectar-se ao servidor de e-mail e selecione as pastas relevantes na caixa de diálogo pop-up.
E-mail de Saída
Configure as contas de e-mail de saída do sistema para monitorar o e-mail de saída. Você também pode gerenciar as informações da conta de correio de saída pessoal para usuários neste painel.
Conta de E-mail do Sistema
O e-mail do sistema permite que os usuários dentro da sua empresa enviem e-mails para destinatários fora dos domínios associados à sua empresa. Isso pode ser útil porque significa que os usuários podem enviar e-mail aos clientes e fornecer suporte.
Selecione Nova conta de e-mail de saída do sistema na barra lateral
Você precisará do nome de usuário da conta que está adicionando, mais o endereço do servidor de e-mail e o número da porta da conta. Você também pode verificar se deseja usar a autenticação SMTP. Se fizer isso, você precisará da senha da conta que está adicionando. Os protocolos de correio suportados pelo HelloCloud são SMTP e SSL.
Depois que esta conta for criada, clique em ENVIAR E-MAIL DE TESTE e um pop-up aparecerá para inserir o endereço de e-mail para o qual uma notificação de teste será enviada.
Conta de E-mail de Saída Pessoal
As contas pessoais permitirão que os usuários enviem e-mails para clientes fora dos domínios associados ao seu negócio. É recomendável criar uma conta de saída e isso pode ser configurado com diferentes configurações
Você precisará do nome de usuário da conta que está adicionando, mais o endereço do servidor de e-mail e o número da porta da conta. Você também pode verificar se deseja usar a autenticação SMTP. Se fizer isso, você precisará da senha da conta que está adicionando. Os protocolos de correio suportados pelo HelloCloud são SMTP e SSL.
Uma vez que esta conta foi criada, clique e um pop-up aparecerá para inserir o endereço do endereço de e-mail para o qual uma notificação de teste será enviada.
Configurações de e-mail da campanha
Defina as seguintes configurações adicionais para Campanhas aqui:
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O tamanho do lote para enviar e-mails de campanha
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Onde os arquivos de rastreamento de campanha estão localizados
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Se as cópias das mensagens da campanha são mantidas ou não
Fila de e-mail
Os e-mails de campanha agendados são enfileirados aqui até que o trabalho agendado seja executado para enviá-los. Por padrão, este é o trabalho agendado Executar campanhas noturnas de e-mail em massa.
Consulte a seção Agendador para obter mais informações sobre trabalhos agendados.
Clique em ENVIAR E-MAILS DE CAMPANHAS NA FILA para enviá-los imediatamente, sem esperar que o agendador o faça.