Modelos de PDF
Modelos de PDF
Este módulo permite criar modelos de documentos. No futuro, com base nesses modelos, documentos PDF ou e-mails poderão ser gerados, nos quais os dados necessários do CRM serão adicionados automaticamente durante o processo de mesclagem.
Criando o Modelo de PDF
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No menu do módulo, selecione a opção "Create PDF Template".
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No Formulário de Edição preencha os seguintes campos:
- PDF Template.
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Informe o nome do modelo que está sendo criado.
- Assigned to.
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Informe/ selecione o nome do usuário responsável (Assigned to) por este modelo.
- Type.
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Aqui você deve selecionar o tipo de documento que será criado com base neste modelo. Por padrão, o sistema sugere criar modelos para os seguintes documentos: Cotações (Quotes), Faturas (Invoices), Contratos (Contracts), Contatos (Contacts) ou um Lead.
Ao adicionar um novo item à lista da caixa de combinação pdf_template_type_dom, o nome da chave que será acrescentada deve coincidir com o nome do módulo. No exemplo a seguir,
o item Prospects é adicionado à lista. |
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- Load Sample
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O sistema oferece diversas opções de modelos prontos, se necessário.
- Active
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Opção que determina se o modelo atual será oferecido na lista de modelos ao criar um documento (veja a seção abaixo, Criando Documentos PDF com base em um Modelo).
- Page Size/ Orientation
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Se necessário, selecione o tamanho e a orientação da página do modelo. O padrão é tamanho A4 e orientação retrato (portrait).
- Inserting into a Field
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Esta opção permite adicionar a variável necessária ao modelo, que posteriormente (no processo de criação do documento baseado no modelo) será substituída pelos dados correspondentes do CRM.
- Para inserir uma variável:
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Na caixa de combinação à esquerda, selecione o módulo de onde deseja obter a informação.
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Na caixa de combinação do meio, selecione o nome do campo do módulo escolhido, e então o nome da variável correspondente ao campo selecionado aparecerá na caixa à direita.
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No texto do modelo, informe o local onde a variável selecionada deve ser adicionada e clique no botão Insert
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A figura a seguir mostra um exemplo de inserção da variável $aos_invoices_number, que, ao criar o documento com base no modelo atual, será substituída automaticamente pelo número da fatura.
Se for necessário incluir dados no modelo, por exemplo, listar os itens em uma Oferta ou Fatura, estes dados devem ser organizados em uma tabela:
Criando Cabeçalhos e Rodapés
Na parte inferior do Formulário de Edição do Modelo existem dois campos que permitem personalizar o cabeçalho e o rodapé para o modelo atual:
Os rodapés podem utilizar variáveis especiais:
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{PAGENO} Exibe o número da página atual.
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{DATE D.m.Y} Exibe a data atual no formato desejado.
Configurando Parâmetros da Página
Abaixo do cabeçalho e rodapé há vários campos que permitem personalizar diferentes parâmetros da página, como o tamanho das margens entre os campos de cabeçalho e rodapé e as bordas da página:
Criando Documentos PDF com base em um Modelo
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Ao criar um documento PDF para os módulos Accounts, Contacts e Leads, utilize o item de menu Print as PDF no menu de ações da tela de visualização (View) do respectivo módulo:
Se vários modelos foram criados para o módulo atual, eles serão apresentados em forma de lista, onde deve-se selecionar o modelo desejado:
Se apenas um modelo foi criado para o módulo atual, o documento necessário será criado imediatamente com base nele.
Se for necessário criar vários documentos similares para vários registros do módulo ao mesmo tempo, seleciona os registros desejados na lista e então use a opção Create Letter (PDF) no menu de ações:
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Ao criar documentos PDF para Cotações (Quotes), Faturas (Invoices) ou Contratos (Contracts), utilize os itens Print as PDF, Email PDF e Email Invoice no menu de ações da tela de visualização (View) do respectivo módulo.
Para uma descrição detalhada dessa funcionalidade, consulte as seções correspondentes nos módulos de Vendas.
Gerenciar Modelos de PDF
- No módulo você pode realizar as seguintes ações:
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Pesquisar Modelos – utilize Filtros ou filtros avançados no formulário da lista do módulo.
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Exportar modelos, para isso selecione os registros desejados no formulário.
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Editar ou excluir informações de vários modelos simultaneamente, utilize a Atualização em Massa (Mass update).
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Visualizar informações detalhadas do modelo, para isso clique no nome do modelo na lista geral.
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Editar dados, no modo Visualizar clique no botão Edit, ou diretamente no formulário da lista, clique no botão à esquerda do registro a ser editado. Você também pode usar a Edição Rápida (Quick Edit).
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Para duplicar um modelo, selecione no menu de ações a opção Duplicate. A duplicação é uma forma prática de criar rapidamente registros similares, depois altere os dados duplicados para criar um novo modelo.
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Para excluir um modelo, clique no botão Delete.
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Você pode acompanhar as alterações nas informações inseridas, para isso selecione o botão View Change Log na tela de visualização. Caso seja necessário alterar a lista de campos controlados no registro, faça isso no Studio configurando o parâmetro Audit do campo correspondente.
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