Emails
Emails
Esta documentação é para versões do CRM 7.9.x e posteriores. Para versões anteriores do CRM, por favor, veja Emails-LTS.
Se você está fazendo upgrade de uma versão do CRM anterior à 7.9.x, por favor veja a seção Upgrading deste documento.
Overview
O módulo Emails no CRM permite aos Usuários visualizar, armazenar, compor, enviar e receber email de sua conta de email pessoal ou de uma caixa de entrada compartilhada, por exemplo, uma caixa de Suporte ou Vendas. Os emails podem ser importados e associados a um registro relacionado do CRM, por exemplo, um Contato ou uma Conta. Estes emails relacionados podem então ser visualizados no subpainel de histórico do registro relacionado.
Você precisará configurar e ter acesso a pelo menos uma conta de email pessoal ou grupo para usar o módulo Emails. Veja Configurações de Email Pessoal para informações sobre como configurar uma conta de email pessoal. Para informações sobre a configuração de contas de email de grupo, tratamento de bounce e contas de email outbound do sistema, por favor consulte a seção Emails do Guia do Administrador.
O módulo Emails pode ser encontrado no menu ALL na barra de navegação superior. O módulo abre na Visualização de Lista, mostrando todos os emails da caixa de entrada da conta de email padrão na janela principal.
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O nome da caixa de entrada atual é exibido no botão no canto superior direito da visualização de lista. Use esse botão para alternar entre contas ou outras pastas monitoradas. |
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Emails não lidos possuem destaque roxo. |
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Anexos são indicados por um clipe de papel. |
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Emails que foram importados para o CRM são indicados por um sinal de confirmação. |
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Emails que foram sinalizados para acompanhamento são indicados por uma exclamação. |
Como nos outros módulos do CRM, os emails podem ser ordenados clicando nos cabeçalhos das colunas. Filtros e seleção de colunas podem ser feitos da mesma forma que em outros módulos.
As principais ações do módulo Emails estão contidas nos botões da barra de ferramentas do módulo. Passe o mouse sobre esses botões para ver a descrição da função de cada um.
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Bulk Action |
Use o menu suspenso Bulk Action para importar emails em massa, marcar emails como lidos/não lidos ou para sinalizar emails para acompanhamento. Vários emails podem ser selecionados na visualização de lista usando as caixas de seleção. |
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Compose Mail |
Abre a janela de Compor para criar uma nova mensagem. |
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Settings |
Atalho para o seu perfil de usuário onde você pode editar suas configurações de email do perfil de usuário. Adicione e remova contas e selecione pastas para visualização aqui. |
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Check For Mail |
Para contas de email pessoais, você pode verificar novos emails com este botão. Note que para contas de email de grupo, a verificação de email é feita automaticamente pelo Scheduler Check Inbound Mailboxes. Você precisará garantir que suas configurações de cron estejam corretas para que o scheduler funcione. Veja o link para mais informações sobre Schedulers. |
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Select Folder |
Este botão permite que você selecione qual pasta monitorada deseja visualizar. Se você tiver mais de uma conta configurada, também pode alternar entre contas com este botão. Expandindo uma conta na lista, serão mostradas todas as pastas monitoradas para a conta. Selecione a pasta desejada. |
Ler Email
Clique na linha do assunto do email para abri-lo na visualização de Detalhe. Use o menu Actions para responder, encaminhar ou importar o email.
Compor Email
Clique no botão Compose Mail ou selecione Compose na Sidebar para abrir uma nova janela de composição.
Emails também podem ser compostos diretamente a partir de um registro do CRM clicando no endereço de email do registro. Isso abrirá a visualização de composição no módulo Emails. Para novos emails abertos desta forma, o campo To: será preenchido automaticamente e o email será relacionado ao registro relevante.
Se você optou por usar um cliente de email externo nas configurações de email do perfil de usuário, ao clicar em um endereço de email em um registro no CRM será aberto um novo email no editor escolhido.
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Email Template: Selecione um template se desejar. Veja Modelos de Email para mais informações sobre criação e edição de templates de email. Ao selecionar um template, um aviso indicará que a linha de assunto e o corpo do email serão substituídos pelo conteúdo do template. Se estiver usando template com variáveis, estas serão preenchidas com dados relevantes do registro relacionado quando o email for enviado. O campo To: também será automaticamente preenchido com o endereço de email associado ao registro relacionado.
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Related To: Para associar o email a um registro específico, selecione o módulo (exemplo: Accounts, Contacts, Leads) e clique no ícone de pesquisa para buscar o registro. Alternativamente, você pode começar a digitar o nome no campo e selecionar o registro desejado da lista de auto-completar que aparece.
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From: Se você tem mais de uma conta de email configurada, selecione a conta de onde deseja enviar o email. As configurações de Reply To e From da conta selecionada são exibidas para informação.
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To: Selecionar um registro relacionado com um endereço de email válido preencherá automaticamente o campo To:. Alternativamente, os campos To:, Cc: e Bcc: podem ser preenchidos manualmente ou através dos botões de seleção que aparecem ao clicar dentro dos campos.
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Body: Se você configurou uma assinatura para esta conta nas suas configurações de email do perfil de usuário, ela aparecerá automaticamente no corpo do email.
A barra de ferramentas na parte inferior da visualização de Compose possui os seguintes botões:
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Send Mail |
Uma mensagem de confirmação aparecerá quando a mensagem for enviada. |
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Attach Files |
Use este botão para buscar e anexar um arquivo externo ao email. |
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Attach Documents |
Use este botão para anexar um Documento do CRM ao email. Busque o documento desejado na janela popup e clique em SELECT para anexá-lo. |
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Save Draft |
Rascunhos podem ser visualizados alterando-se a pasta na visualização List. |
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Discard |
Descarta o email rascunho sem enviar. |
Importar Email
Emails podem ser importados para o CRM e associados a um registro relevante (exemplo: registro de contato ou conta). Isso é muito útil para manter o histórico de comunicação com um cliente, por exemplo. Emails que foram importados e relacionados a um registro no CRM podem ser visualizados no subpainel de histórico do registro.
Importar Email Individual
Um email individual pode ser importado a partir da visualização de Detalhe. Abra o email e selecione Import no menu dropdown Actions.
Importar Um ou Vários Emails
Um ou mais emails podem ser importados ao mesmo tempo a partir da visualização em List.
Selecione o(s) email(s) que deseja importar usando as caixas de seleção no lado esquerdo da visualização.
Selecione Import no menu Bulk Action.
Ao importar, uma caixa de diálogo abrirá permitindo que você selecione qual registro irá relacionar o(s) email(s).
Primeiro selecione o tipo de módulo no dropdown. Em seguida, use o botão de pesquisa para encontrar e selecionar o registro relevante, ou comece a digitar o nome no campo e selecione o registro desejado na lista de auto-completar. Clique no botão OK.
Note que, se estiver importando emails em massa, todos os emails serão relacionados ao registro selecionado aqui. Se precisar relacionar emails a registros diferentes, será necessário importar individualmente.
O CRM também pode ser configurado para importar automaticamente emails para contas de email de grupo. Veja Contas de Email de Grupo para mais informações.
Excluir Email
Como somente emails importados são armazenados no CRM, somente registros de emails importados podem ser excluídos no módulo Emails.
Para excluir um registro de email importado, abra o email e selecione Delete no menu dropdown Actions. Note que isso excluirá apenas o registro no CRM e não a mensagem no servidor IMAP. Para remover emails do módulo Emails, você precisará movê-los ou excluí-los usando o seu cliente de email externo.
Mudanças no módulo Emails
Antes da versão 7.9, o CRM precisava sincronizar os cabeçalhos dos emails para que os usuários pudessem visualizá-los. A partir da versão 7.9, o CRM contata o servidor de email diretamente - buscando apenas as informações mínimas necessárias para processar uma operação. Isso elimina o processo de sincronização e reduz significativamente a quantidade de informações de email que precisam ser armazenadas no banco de dados.
Aviso para desenvolvedores e administradores: A tabela 'email_cache' está obsoleta no CRM 7.9.
Atualização
Se você está atualizando de uma versão do CRM anterior à 7.9.x, você precisará usar a ferramenta Sync Inbound Email Account Tool após a atualização. Essa ferramenta sincronizará os emails já importados no CRM com suas contas IMAP atuais para que você não precise sincronizar novamente futuramente. Recomendamos fazer um backup do seu banco de dados e da instância antes da atualização.
Ferramenta Sync Inbound Emails Accounts
No painel Admin, selecione Repair e depois Sync Inbound Email Accounts.
Será exibida uma caixa de seleção múltipla Mail Account Name listando todas as contas de email inbound ativas (incluindo contas pessoais) e um botão SYNC.
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Selecione as contas desejadas na lista múltipla (use ctrl + clique para selecionar mais de uma) e clique no botão SYNC. |
A página será atualizada listando o progresso da ferramenta.
A ferramenta percorre todas as contas de email inbound selecionadas e as atualiza para suportar os novos recursos do CRM 7.9 ou superior:
- Conecta-se ao servidor de email (via IMAP)
- Baixa as informações de cabeçalho do email
- Determina o status de emails órfãos
- Atualiza o ID único para cada email
- Corrige problemas de sincronização
Se ocorrer um erro, você pode executar a ferramenta nas outras contas que estiverem funcionando. Detalhes dos erros podem ser encontrados no arquivo suitecrm.log.