Funções e Grupos de Segurança
A configuração de Funções e Grupos de Segurança é gerenciada na seção Usuários do Painel de Administração.
As configurações permitem restringir o acesso a dados sensíveis no CRM para equipes específicas (grupos). Há muitas opções para que você possa configurá-las conforme suas necessidades exatas, assim como várias opções de atribuição automática para garantir que seus usuários tenham sempre acesso aos dados necessários.
Grupos de Segurança permitem definir grupos de usuários com direitos de acesso específicos definidos pelas funções atribuídas ao grupo. Os grupos também podem ser usados para atribuir registros a times de usuários.
Funções são usadas para definir direitos de acesso aos módulos e determinar o que um usuário pode fazer com um registro depois que ele tiver acesso a ele.
São 3 passos principais para configurar os Grupos corretamente.
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Crie um grupo para cada equipe de usuários e adicione os usuários apropriados ao grupo.
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Crie uma função e selecione os níveis de acesso adequados. Atribua essa função a cada grupo.
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Adicione os grupos aos registros no seu CRM. Você pode usar a atribuição em massa (Mass Assign) na Visualização de Lista para fazer isso. A partir desse ponto, os grupos irão herdar automaticamente com base nas configurações do SecuritySuite. Você também pode usar logic hooks, workflow, ou fazer uma inserção direta na tabela securitygroups_records no banco de dados se estiver realizando uma configuração inicial única.
Configurações e funcionalidades avançadas de grupos de segurança estão disponíveis com a compra do add-on SecuritySuite
Gerenciamento de Funções
Crie uma função para definir o acesso aos módulos e as ações que os usuários poderão executar nos registros dentro desses módulos. A função pode então ser atribuída a grupos de segurança ou a usuários individuais, conforme apropriado.
Criar Função
Selecione Gerenciamento de Funções e, em seguida, Criar Função no menu lateral do Gerenciamento de Funções.
Digite um nome e uma descrição para a função que está criando e clique em SALVAR
Uma vez criada a função, será exibida a matriz de funções, mostrando todas as opções configuráveis de acesso para cada módulo.
Clique em uma célula para alterar a configuração de acesso. Note que você pode alterar a configuração de uma coluna inteira clicando no cabeçalho da coluna.
Use a coluna Access para determinar se os usuários podem acessar cada módulo:
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Habilitado |
Usuários têm acesso a este módulo |
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Desabilitado |
Usuários não poderão visualizar registros deste módulo. |
Use as colunas Delete, Edit, Export, Import, List, Mass Update e View para determinar as funções disponíveis para os usuários nos registros:
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Group |
Concede aos usuários acesso a todos os registros atribuídos aos membros do mesmo grupo. |
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Owner |
Concede aos usuários acesso apenas aos seus próprios registros. |
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None |
Usuários não terão acesso a essa função para este módulo. |
Clique em SALVAR. Depois de salvo, os direitos de acesso serão destacados com cores para facilitar a leitura.
Se seus usuários normalmente devem visualizar apenas seus próprios registros, a função que você atribuirá ao grupo deles deve ter direitos configurados como Owner. Um gerente que faça parte do mesmo grupo, mas que deve poder visualizar todos os registros do grupo, deve ter uma função atribuída diretamente ao seu registro de usuário que forneça acesso de Group.
Adicionar Usuário ou Grupo
Atribua a função a um grupo ou a um usuário individual, conforme apropriado, usando os subpainéis abaixo da matriz.
Listar Funções
Selecione Listar Funções no menu lateral para visualizar todas as funções e suas descrições.
Clique no nome da função para visualizar e editar as configurações de acesso.
Clique no ícone de lápis para editar o nome e/ou a descrição da função.
Listar Funções por Usuário
Selecione um nome de usuário da lista para exibir a matriz de acesso para o usuário conforme definido por todas as funções atribuídas a ele.
Gerenciamento do Security Suite
Selecione Gerenciamento do Security Suite no painel de administração para visualizar os grupos existentes ou criar um novo grupo.
Criar Grupo
Crie um grupo para definir conjuntos de usuários com direitos de acesso específicos definidos pelas funções atribuídas ao grupo. Os grupos também podem ser usados para atribuir registros no CRM.
Selecione Gerenciamento do Security Suite e depois Criar um Grupo de Segurança no menu lateral.
Digite um nome e uma descrição opcional para o grupo.
Não Herdável Se esta opção estiver marcada, o grupo não será automaticamente associado a nenhum registro. Isso pode ser útil em casos como a criação de grupos para atribuir funções.
Clique em SALVAR
A visão detalhada do grupo recém-criado será exibida.
Adicionar Usuários e Funções
Adicione usuários e funções ao grupo conforme necessário, usando os subpainéis.
Aqui, Chris e Sarah são membros do grupo e a função Owner Only foi aplicada, portanto as configurações da função Owner Only valerão para ambos.
Visualizar Grupos de Segurança
Selecione Grupos de Segurança no menu lateral para visualizar todos os grupos de segurança.
Clique no nome do grupo para editar os usuários e funções associados ao grupo, e clique no ícone de lápis para editar o nome e/ou a descrição do grupo.
Configurações do Security Suite
Administradores do sistema do CRM podem configurar muitas opções avançadas para o Security Suite. Isso permite controlar vários direitos de acesso, heranças de registros, filtros e mais.
Direitos Aditivos
O usuário recebe os maiores direitos de todas as funções atribuídas ao usuário ou a seus grupos.
Direitos Rígidos
Se um usuário pertence a vários grupos, somente os direitos do grupo atribuído ao registro atual são usados.
Popup de Grupo ao Criar Usuário
Se esta opção estiver marcada, um popup de Grupos de Segurança será exibido ao criar um novo usuário, permitindo adicioná-lo a um ou mais grupos de segurança.
Precedência da Função do Usuário
Se alguma função for atribuída diretamente a um usuário, essa função terá precedência sobre quaisquer funções dos grupos.
Filtrar Lista de Usuários
Com esta opção selecionada, usuários não administradores só podem atribuir registros a usuários que pertençam aos mesmos grupos.
Usar Seleção de Grupo do Criador
Adiciona um painel na tela de criação de registro caso o usuário pertença a mais de um grupo herdável, permitindo que o usuário selecione um ou mais grupos (dos quais ele faz parte) que deverão ser associados ao registro recém-criado. Se o usuário estiver em apenas um grupo, as regras normais de herança serão aplicadas.
O novo registro ainda herdará os grupos do usuário atribuído (Assigned To) ou do registro pai se essas opções estiverem configuradas. Essa configuração apenas substitui a herança pelo campo Created By.
Herdar do Usuário Criador
O registro herdará todos os grupos atribuídos ao usuário que o criou.
Herdar do Usuário Atribuído
O registro herdará todos os grupos do usuário atribuído ao registro.
Outros grupos atribuídos ao registro NÃO serão removidos.
Herdar do Registro Pai
Por exemplo, se um atendimento (case) for criado para um contato, o atendimento herdará os grupos associados ao contato.
Conta de Email de Entrada
Restringe as contas de email de entrada no cliente de email para listar apenas aquelas que pertencem ao mesmo grupo que o usuário atual.
Grupos Padrão para Novos Registros
Define grupos que devem ser sempre associados quando um registro de um módulo específico for criado, por exemplo, você pode configurar um grupo para ser atribuído a todos os novos registros de Contas.
Mais Informações
Para mais ajuda e informações sobre configuração de funções e grupos de segurança, veja um Exemplo de Configuração Típica e este Vídeo Introdutório.