O AOS permite gerar documentos PDF e mesclar dados dos módulos do CRM. Contudo, você deve criar um modelo de PDF primeiro.

Este módulo fornece uma interface WYSIWYG para criar modelos dinâmicos de PDF. Você deve selecionar um Type, que é o módulo para o qual está construindo o modelo PDF. Por padrão, os módulos disponíveis são: Quotes, Invoices, Accounts, Contacts, Leads.

Um usuário com acesso administrativo pode estender essa lista editando o 'pdf_template_type_dom' usando o editor de lista suspensa. Note que o 'Item Name' deve ser o nome do diretório do módulo.

Para inserir campos no corpo do template, o usuário selecionará um módulo. Este será o mesmo módulo do Type escolhido ou um módulo relacionado ao Type. Essa seleção é feita pela primeira lista suspensa na linha de Insert Fields.

Isso preencherá a segunda lista suspensa com todos os campos encontrados naquele módulo. Depois de escolher o campo, o nome da variável será colocado na caixa de texto. Clique em Insert para inserir esse campo no corpo do template. Se o checkbox Active estiver marcado, os usuários poderão gerar PDFs a partir deste modelo; caso contrário, não poderão.

O AOS oferece sete modelos pré-definidos de PDF para ajudar você a criar seus próprios modelos. Eles podem ser carregados selecionando o modelo desejado na lista suspensa Load Sample.

Quando se usa um exemplo para criar um modelo para Cotações ou Faturas, os Itens de Linha são formatados dentro de uma tabela. É possível alterar os campos dessa tabela, assim como adicionar ou remover colunas. Observe que, se estiver criando o modelo do zero, a seção de Itens de Linha deve ser formatada como tabela.

Na parte inferior da tela de edição do modelo de PDF, você pode especificar a largura das margens para a saída do PDF.

Na tela de edição do modelo de PDF, você também pode definir um cabeçalho e rodapé. Eles são preenchidos nos campos de texto Header e Footer logo abaixo do corpo do template.

Você pode gerar documentos PDF para Contas, Contatos e Leads usando a funcionalidade Generate Letter.

Clicar no botão Generate Letter encontrado na tela de detalhe destes módulos abrirá um pop-up para seleção do modelo.

O pop-up de seleção exibe todos os modelos ativos que possuem o mesmo Type do módulo do registro. Clicar no nome do modelo irá gerar um PDF com dados preenchidos do registro e seus registros relacionados. A funcionalidade Generate Letter também pode ser acionada na List View, permitindo selecionar múltiplos registros e acionar o botão Generate Letter no menu de ações da List View.

O processo para gerar PDFs para Quotes, Invoices e Contracts está descrito nas respectivas seções.

Você pode criar uma Cotação acessando o módulo Quotes e clicando em 'Create Quote' na barra de ações. O primeiro painel permite especificar detalhes da cotação como Título, Oportunidade relacionada, Fase e Termos de Pagamento. O campo Quote Number é calculado automaticamente.

No segundo painel você informa para quem a Cotação é, relacionando uma Conta e um Contato. Ao selecionar a Conta, o Endereço de Cobrança e o Endereço de Remessa serão puxados automaticamente e preenchidos nos campos da Cotação.

O terceiro painel permite informar os Grupos da Cotação, Itens de Linha e a Moeda. Um Grupo é uma coleção de Itens de Linha com seu próprio Total do Grupo. Um Item de Linha pode ser um Produto ou um Serviço. Para adicionar um Grupo de Cotação, clique em Add Group.

Será exibido o Grupo, permitindo inserir um Nome para o Grupo e adicionar uma Linha de Produto ou Serviço. Também serão exibidos os Totais do Grupo.

Para adicionar uma Linha de Produto, clique em Add Product Line. Isso permite cotar produtos do módulo Produtos.

Para selecionar um produto, você pode começar a digitar no campo Product ou Part Number, que apresentará uma lista de resultados, semelhante a qualquer campo de relacionamento. Alternativamente, clique na seta ao lado do campo Part Number para abrir uma janela com a lista de Produtos.

Após selecionar o Produto, os campos List, Sale Price e Total serão preenchidos automaticamente. Você pode alterar a Quantidade, adicionar Descontos (em Percentual ou Valor) e aumentar a porcentagem do Imposto. Isso altera os campos Sale Price, Total Price e Group Total. Para adicionar uma Linha de Serviço, clique em Add Service Line. Isso permite cotar serviços.

Para Linhas de Serviço, é necessário informar o preço de tabela (List price). Este será usado como Sale Price. Impostos e descontos funcionam da mesma forma que em Linhas de Produto. O AOS manterá um Total Geral para cada Grupo.

O AOS também mantém um Total Geral para todos os Grupos combinados.

O campo Shipping permite adicionar custo de frete. O campo Shipping Tax permite adicionar imposto sobre esse valor. Após a cotação estar completa, clique em Save para salvar.

Criar Cotações sem Grupos é semelhante a criá-las com Grupos. A única diferença é que você não precisa clicar em 'Add Group'. Basta adicionar Linhas de Produto e Serviço diretamente. Sem Grupos, não é possível visualizar os Totais de Grupo, somente os Totais Gerais.

Para emitir uma Cotação, você pode selecionar uma das três opções na tela de detalhe da Cotação.

O AOS oferece três métodos para enviar Cotações:

Com o AOS, você pode converter Cotações em Faturas clicando no botão 'Convert to Invoice' na tela de detalhe da Cotação.

Essa funcionalidade direciona você para a tela de edição da Fatura, preenchendo os campos com base na Cotação e copiando os Itens de Linha. Quando estiver pronto para criar a Fatura, clique em Save. A conversão também altera o status da Cotação para 'Invoiced'.

Além da conversão para Fatura, o AOS permite criar um Contrato baseado em uma Cotação clicando no botão 'Create Contract' na tela de detalhe da Cotação.

Isso leva à tela de edição de Contrato, preenchendo os campos apropriados da cotação, incluindo seus Itens de Linha.

Criar uma Fatura é semelhante a criar uma Cotação. Você pode criar via módulo Invoices clicando em 'Create Invoice' na barra de ações. O primeiro painel permite definir Status e Data de Vencimento.

No segundo painel, define-se para quem a fatura é destinada, selecionando Conta e Contato. O endereço de cobrança e envio são automaticamente preenchidos a partir da Conta selecionada.

O AOS permite adicionar Grupos e Itens de Linha em Faturas da mesma maneira que nas Cotações. Consulte a seção de Cotações para detalhes sobre criação de Grupos e Itens de Linha.

Para emitir uma Fatura, selecione uma das três opções na tela de detalhe da Fatura.

O AOS oferece três métodos para envio de Faturas:

O AOS permite que usuários criem Contratos usando o módulo Contracts.

Quando o Contrato é criado, a Renewal Reminder Date será preenchida automaticamente de acordo com o número de dias definido nas configurações do AOS no Admin. Uma atividade do tipo Call será criada e atribuída ao Gestor do Contrato para essa data.

O AOS permite adicionar Grupos e Itens de Linha em Contratos da mesma forma que nas Cotações. Consulte a seção de Cotações para detalhes sobre criação de Grupos e Itens de Linha.